Totul despre pontaj: ce inseamna, cum se face si model foaie de pontaj

Pontajul este un document esential pentru o evidenta corecta si eficienta a timpului de munca. In acest articol vom explora in detaliu tot ce trebuie sa stie angajatorii despre pontaj. Vom analiza procesul de inregistrare a orelor lucrate, tipurile de pontaj si importanta pontajului in managementul resurselor umane 

Ce inseamna pontaj? 

Pontajul este un sistem de masurare si inregistrare a timpului de lucru al angajatilor. Acesta este utilizat pentru a monitoriza si a gestiona orele efective lucrate de fiecare angajat, cu scopul de a calcula salariile si alte beneficii. 

Cum se face un pontaj? 

Pontajul poate fi realizat manual, prin completarea unui registru de prezenta sau electronic, folosind diverse sisteme de pontaj, cum ar fi carduri de pontaj, sisteme biometrice sau aplicatii software dedicate.

Tipuri de pontaj 

Exista mai multe tipuri de pontaj, iata care sunt acestea, inclusiv caracteristicile pentru fiecare in parte:

1. Pontaj zilnic. Acesta cuprinde orele lucrate in fiecare zi de angajat, conform programului de lucru stabilit cu angajatorul. Concret, in pontajul zilnic sunt trecute orele la care salariatul isi incepe si incheie ziua de lucru.  

2. Pontaj pentru orele suplimentare. Munca suplimentara se compenseaza prin ore libere platite in urmatoarele 90 de zile calendaristice dupa efectuarea acesteia sau cu spor la salariu.

3. Pontaj pentru orele de noapte. Conform prevederilor Codului Muncii, munca de noapte este considerata munca prestata intre orele 22,00-6,00, iar salariatul de noapte este fie salariatul care presteaza munca de noapte cel putin 3 ore din timpul sau zilnic de lucru, fie cel care efectueaza munca de noapte in proportie de cel putin 30% din timpul sau lunar. Munca de noapte este compensata cu program de lucru redus cu o ora fata de durata normala a zilei de munca sau spor de noapte.

4. Pontaj pentru zilele de weekend. Codul Muncii stabileste obligatia angajatorului de a oferi salariatilor un repaus saptamanal de 48 de ore consecutive, de regula sambata si duminica. In cazul in care repausul nu se poate acorda in zilele de sambata si duminica, el poate fi acordat si in alte zile stabilite prin contractul colectiv de munca aplicabil sau prin regulamentul intern. Salariatii care lucreaza in zilele de weekend beneficiaza, conform legii, de un spor la salariu stabilit prin contractul colectiv de munca sau, dupa caz, prin contractul individual de munca. Pentru a primi acest spor, pontajul trebuie sa evidentieze clar orele lucrate in aceste zile.

5. Pontaj pentru orele lucrate in zilele de sarbatori legale. Pentru orele lucrate in zilele de sarbatori legale, se acorda timp liber corespunzator in urmatoarele 30 de zile sau, daca acest lucru nu este posibil, un spor la salariul de baza. Acest spor trebuie sa fie de cel putin 100% din salariul de baza corespunzator muncii prestate in programul normal de lucru.

6. Pontaj pentru delegatiile salariatului. Conform prevederilor Codului Muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare. Zilele de delegatii trebuie evidentiate clar in pontaj.

7. Pontaj pentru telemunca. In ceea ce priveste pontajul salariatilor ce presteaza munca la domiciliu, atat programul de lucru cat si modalitatea de evidenta a orelor de munca prestate zilnic sunt stabilite de comun acord, in scris, intre angajator si angajat. De exemplu, se poate stabili de cele doua parti ca evidentierea orelor de munca prestate de telesalariat se face prin internet in platforma angajatorului, la deschiderea si inchiderea platformei-program a unitatii sau printr-un email transmis de salariat atat la inceperea, cat si la sfarsitul programului de lucru. In baza acordului si a modalitatii de evidentiere a timpului de lucru se intocmeste pontajul online.

Ce trebuie sa contina pontajul?   

Pontajul include urmatoarele informatii:
 

• Data si numele angajatului
• Orele de intrare si iesire: Timpul exact cand un angajat incepe si termina ziua de lucru.
• Pauzele: Timpul alocat pauzelor de masa sau altor pauze scurte.
• Orele suplimentare: Timpul lucrat peste programul normal de lucru, care poate fi compensat prin plata suplimentara sau timp liber.
• Absentele: Zilele in care angajatul nu a fost prezent la locul de munca, inclusiv concedii medicale, concedii de odihna, concedii fara plata etc.

Pontajul modern (electronic/digital) vs pontajul traditional 

Pontajul poate fi intocmit in mod traditional, adica manual, cu foaie de pontaj sau poate fi realizat automat, prin intermediul unor sisteme electronice specializate.

Desi metodele traditionale pot parea mai simple si mai ieftine la prima vedere, acestea sunt mai putin eficiente in mediul de afaceri modern. In prezent, tendinta companiilor este sa opteze pentru pontajul electronic, deoarece acestea ofera avantaje semnificative in ceea ce priveste acuratetea inregistrarilor orelor lucrate si in plus, ofera alte functionalitati, precum generarea de rapoarte si integrarea altor sisteme de management al resurselor umane. 

Iata cateva avantaje si dezavantaje atat ale pontajului traditional, cat si cel modern (digital):

1. Pontajul traditional

Avantaje:
 

• Simplitate si usurinta de utilizare
• Nivel tehnic scazut si fara necesitatea accesului la internet
• Costuri initiale reduse (hartie si pixuri)

Dezavantaje:
 

• Posibilitate crescuta de frauda
• Necesita materiale consumabile
• Lipsa de flexibilitate pentru munca la distanta
• Timp si efort mari pentru completare si gestionare
• Dificultati in crearea rapoartelor exacte

2. Pontajul digital

Avantaje:
 

• Acuratete sporita si minimizarea erorilor
• Flexibilitate pentru munca hibrid sau remote.
• Eficienta prin automatizare si reducerea sarcinilor administrative
• Raportare avansata si generarea automata a analizelor
• Integrare cu alte sisteme de management al resurselor umane
• Sustenabilitate prin eliminarea consumabilelor

Dezavantaje:
 

• Necesitatea accesului constant la internet
• Perioada de adaptare si instruire pentru angajati

 

Cum stabilesti ce varianta de pontaj este mai avantajoasa pentru compania ta? 

Alegerea metodei de pontaj depinde de o analiza atenta a nevoilor si resurselor companiei tale. In multe cazuri, pontajul digital modern poate oferi avantaje semnificative, insa este important sa evaluezi costurile si sa pregatesti angajatii pentru tranzitie. Iata ce trebuie sa iei in considerare atunci cand faci alegerea:

1. Evalueaza corect nevoile companiei tale. Acestea sunt diferite in functie de dimensiunea firmei, tipul de munca prestat de salariati si resursele tale admnistrative.

De exemplu, daca ai o companie mica, este posibil ca pontajul traditional sa fie suficient de eficient, in timp ce, daca detii o companie mai mare, vei beneficia mai mult de pe urma sistemelor electronice. Daca ai nevoie de rapoarte detaliate si analiza automata a datelor, un pontaj digital va fi mai avantajos.

De asemenea, daca angajatii tai lucreaza la distanta sau in regim hibrid, pontajul modern este esential. 

Nu in ultimul rand, trebuie sa te gandesti ca gestionarea manuala a pontajelor poate deveni consumatoare de timp si resurse, astfel ca trecerea la un sistem automatizat iti poate creste eficienta.

2. Fa o analiza atenta a costurilor. Pontajul traditional are costuri initiale scazute (hartie, pixuri), iar sistemele digitale necesita o investitie initiala mai mare (software, hardware). Cu toate acestea, tine cont de faptul ca sistemele digitale pot reduce in timp costurile administrative si pe cele legate de materialele consumabile, fiind mai sustenabile pe termen lung.

3. Gandeste-te la tot ce inseamna implementarea unui pontaj digital. De la timpul necesar adaptarii si instruirii angajatilor cu privire la utilizarea pontajului si pana la integrarea acestuia cu celelalte sisteme de management al resurselor umane si salarizare pe care le utilizezi deja, trebuie sa te asiguri ca ai resursele necesare pentru implementarea pontajului modern.

4. Implementeaza masuri de securitate si asigura-te ca esti in conformitate cu legislatia privind protectia datelor. Modul de lucru cu pontajul digital trebuie sa respecte toate reglementarile legale privind inregistrarea timpului de munca. De obicei, sistemele de pontaj moderne includ masuri avansate de securitate, precum verificarea in doi pasi, insa trebuie sa te asiguri ca acestea functioneaza corect si datele angajatilor sunt gestionate in siguranta.

Ce este fisa sau foaia de pontaj?  

Fisa de pontaj sau foaia de prezenta este metoda clasica de inregistrare a orelor lucrate, ce implica completarea manuala a orelor lucrate de angajat. Foaia de pontaj cuprinde orele de inceput si de sfarsit ale zilei de munca, pauzele si alte detalii relevante, precum orele suplimentare sau zilele de concediu. In general, foaia de pontaj este un document care se completeaza la finalul fiecarei zile de lucru sau la sfarsitul saptamanii. 

Ce prevede Codul Muncii cu privire la fisa de pontaj? 

Conform dispozitiilor art. 119 alin (1) din Codul Muncii, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru. Aceasta evidenta trebuie prezentata controlului inspectorilor de munca ori de cate ori se solicita acest lucru.

Prin urmare, conform legii nu este suficient sa specifici norma de lucru a fiecarui salariat - 8h/zi sau 4h/zi, ci trebuie tinuta o evidenta clara (fisa de pontaj) cu orele de incepere si de final ale programului de lucru. 

Fisa de pontaj: model pontaj excel 2024 

Iata un model pentru fisa de pontaj 2024 care poate fi facuta in excel:

Studii de caz utile cu privire la pontaj 

Va prezentam in continuare cateva spete utile prin care incercam sa clarificam cele mai frecvente nelamuriri cu privire la pontajul angajatilor. 

Pontajul in cazul salariatilor delegati 

INTREBARE:
 
Unde trebuie pontat un salariat care este delegat pentru 60 de zile, de la o sectie aflata intr-o localitate in alta sectiei aflata intr-o localitate invecinata?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 08 Ian 2023

Conform prevederilor din Codul muncii:
Art. 16^1. (1) In sensul art. 16 alin. (4), locul de munca reprezinta locul in care salariatul isi desfasoara activitatea, situat in perimetrul asigurat de angajator, persoana fizica sau juridica, la sediul principal sau la sucursale, reprezentante, agentii sau puncte de lucru care apartin acestuia.
Art. 119. (1) Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 16^1 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.

Astfel, evidenta timpului de lucru se tine la sectia unde isi desfasoara activitatea salariatul unde este si pontat ca fiind prezent.

Concediul de ingrijitor si pontajul 

INTREBARE:

Avem o salariata care ne-a solicitat concediu de ingrijitor pentru copilul ei in varsta de 12 ani. L-a solicitat pentru a merge cu copilul la kinetoterapie, ca urmare a trimiterii medicului ortoped, deoarece copilul a avut un picior fracturat in 3 locuri si a avut piciorul in gisp. Pentru aceasta procedura, salariata are dreptul conform legislatiei, la concediul de ingrijitor? Acest concediu este platit de angajator? Cum se inregistreaza acest tip de concediu in pontaj si pe statul de salarii? Va multumim pentru raspuns!

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 07 Aug 2023

Conform art. 152^1 din Codul muncii:
(1) Angajatorul are obligatia acordarii concediului de ingrijitor salariatului in vederea oferirii de catre acesta de ingrijire sau sprijin personal unei rude sau unei persoane care locuieste in aceeasi gospodarie cu salariatul si care are nevoie de ingrijire sau sprijin ca urmare a unei probleme medicale grave, cu o durata de 5 zile lucratoare intr-un an calendaristic, la solicitarea scrisa a salariatului.

(2) Prin legi speciale sau prin contractul colectiv de munca aplicabil se poate stabili pentru concediul de ingrijitor o durata mai mare decat cea prevazuta la alin. (1).

(3) Pe durata perioadei prevazute la alin. (1) salariatii au dreptul la zile libere platite, care nu se includ in durata concediului de odihna anual si constituie vechime in munca si in specialitate.

(4) Prin derogare de la prevederile art. 224 alin. (2) din Legea nr. 95/2006 privind reforma in domeniul sanatatii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, salariatii care beneficiaza de concediul de ingrijitor sunt asigurati, pe aceasta perioada, in sistemul asigurarilor sociale de sanatate fara plata contributiei. Perioada concediului de ingrijitor constituie stagiu de cotizare pentru stabilirea dreptului la indemnizatie de somaj si indemnizatie pentru incapacitate temporara de munca acordate in conformitate cu legislatia in vigoare.

(5) Problemele medicale grave, precum si conditiile pentru acordarea concediului de ingrijitor se stabilesc prin ordin comun al ministrului muncii si solidaritatii sociale si al ministrului sanatatii.

Din prevederile legale de mai sus rezulta ca in perioada concediului de ingrijitor salariatii beneficiaza de zile libere platite asa incat in pontaj se mentioneaza liber platit. In statul de salarii, se vor inregistra veniturile salariale cuvenite salariatei pentru zilele respective daca ar fi fost lucrate.

Salariata are dreptul la concediu de ingrijitor doar daca problema medicala a copilului este una grava. Aceste probleme medicale grave sunt mentionate in anexa la  Ordinul 2172/2022 privind acordarea concediului de ingrijitor. 

Gasiti LISTA problemelor medicale grave pentru acordarea concediului de ingrijitor in articolul Concediul de ingrijitor. Norme de aplicare si ce prevede Codul Muncii
 
Conform art. 2 si 3 din ordinul mai sus mentionat:
 
Art. 2
Angajatorul are obligatia acordarii concediului de ingrijitor salariatului, la solicitarea scrisa a acestuia. In termen de cel mult 30 de zile lucratoare de la momentul inaintarii solicitarii, salariatul are obligatia depunerii la angajator a documentelor prin care face dovada faptului ca persoana careia i-a oferit ingrijire sau sprijin este ruda sau o persoana care locuieste in aceeasi gospodarie cu acesta, precum si a existentei problemei medicale grave care a determinat solicitarea concediului de ingrijitor de catre salariat.
 
Art. 3
(1) Documentele prin care face dovada faptului ca persoana careia i-a oferit ingrijire sau sprijin este ruda potrivit art. 1531 alin. (4) din Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare sunt, dupa caz, actul de identitate, certificatul de nastere, certificatul de casatorie.

(2) Documentele prin care face dovada faptului ca persoana careia i-a oferit ingrijire sau sprijin locuieste in aceeasi gospodarie cu angajatul sunt, dupa caz, actul de identitate al persoanei care necesita ingrijire din care rezulta acelasi domiciliu sau resedinta cu salariatul, actul prin care persoana a fost luata in spatiu, adeverinta de la asociatia de proprietari/locatari sau declaratia pe propria raspundere a salariatului din care sa rezulte faptul ca persoana careia salariatul i-a oferit ingrijire sau sprijin locuieste in aceeasi gospodarie cu acesta cel putin pe perioada concediului de ingrijire.

(3) Documentul medical prin care se face dovada existentei problemei medicale grave va fi reprezentat de biletul de externare din spital sau, dupa caz, de adeverinta medicala emisa de medicul curant ori de medicul de familie al persoanei cu probleme medicale grave.

Asadar, daca problema medicala a copilului se incadreaza in lista de mai sus, salariata depune o cerere la angajator, iar ulterior in termen de 30 de zile luicratoare de la momentul solicitarii, salariata trebuie sa depuna la angajator certificatul de nastere al copilului precum si documentul medical prin care se face dovada existentei problemei medicale grave va fi reprezentat de biletul de externare din spital sau, dupa caz, de adeverinta medicala emisa de medicul curant ori de medicul de familie al persoanei cu probleme medicale grave.