Acte necesare angajare 2024. Ce trebuie sa stie angajatorii si angajatii

Angajarea persoanei potrivite este un proces esential pentru succesul oricarei companii, iar asigurarea unei documentatii corecte este un pas important in aceasta directie. Fiecare angajator trebuie sa colecteze si sa verifice o serie de acte necesare la angajare pentru a formaliza relatia de munca si pentru a se asigura ca angajatul respecta cerintele legale si profesionale impuse de functia pe care urmeaza sa o ocupe. Va prezentam in acest articol ce documente se cer la angajarea in munca!

Acte necesare in vederea angajarii in 2024 

In esenta, la angajare sunt necesare urmatoarele documente:
 

• Buletinul de identitate sau cartea de identitate
• Adeverinta de la angajatorul precedent
• CV si documente care sa ateste experienta profesionala
• Certificat medical
• Cazier judiciar
• Nota de lichidare de la fostul angajator
• Recomandari profesionale

Buletinul de identitate sau cartea de identitate

Acest document este necesar pentru a dovedi identitatea si cetatenia persoanei care doreste sa se angajeze. Cartea de identitate este esentiala pentru intocmirea contractului de munca si pentru evidentierea corecta a datelor personale in Registrul General de Evidenta a Salariatilor (REVISAL). De asemenea, permite verificarea varstei legale pentru angajare.

Adeverinta de la angajatorul precedent

Aceasta este un document necesar la angajare. El este eliberat de angajatorul anterior, care confirma ca persoana respectiva a fost angajata intr-un anumit loc de munca si ofera detalii despre durata contractului de munca, functia ocupata si, eventual, motivul incetarii contractului.

Angajatorul are obligatia de a elibera aceasta adeverinta, la cererea salariatului, potrivit art. 34 alin. (5) din Codul muncii, documentul fiind important pentru a verifica perioada lucrata, experienta acumulata si statutul angajatului inainte de incetarea raportului de munca.  Unele posturi pot cere experienta minima, iar acest document certifica istoricul angajatului.

CV si documente care sa ateste experienta profesionala

CV-ul este un rezumat scris al experientei profesionale, studiilor si abilitatilor unei persoane. Impreuna cu CV-ul, pot fi solicitate diplome de studii, certificate de cursuri sau alte documente care demonstreaza experienta profesionala si calificarile.

Aceste documente sunt necesare la angajare deoarece ofera angajatorului o imagine clara asupra experientei, abilitatilor si studiilor candidatului. Acestea sunt folosite pentru a evalua daca persoana este potrivita pentru postul respectiv.

Pentru exercitarea unor meserii sau profesii sunt necesare anumite avize sau autorizatii. Acestea se solicita la angajare pentru a vedea daca sunt de actualitate. Retragerea ulterioara a acestor avize sau atestari de catre autoritatile sau organismele competente va determina incetarea de drept a contractului individual de munca, potrivit art. 56 lit. g)-h) din Codul Muncii.

Certificat medical

Certificatul medical eliberat de un medic autorizat atesta ca persoana este apta din punct de vedere fizic si psihic pentru a munci in conditiile specifice postului pe care urmeaza sa il ocupe. 

De regula, certificatul este obtinut de la medicul de medicina muncii, iar absenta certificatului medical atrage nulitatea absoluta a contractului individual de munca!

Cazier judiciar

Cazierul judiciar este un document oficial care contine informatii despre antecedentele penale ale unei persoane. Cazierul judiciar se poate obtine online.

Persoanele domiciliate in strainatate pot solicita certificat de cazier judiciar prin misiunile diplomatice sau oficiile consulare romane din tara unde se afla.

Nota de lichidare de la fostul angajator

Acest act necesar la angajare confirma faptul ca persoana care urmeaza a fi angajata nu mai are nicio datorie fata de ultimul angajator. Acest lucru include faptul ca a predat toate bunurile sau documentele companiei si a fost platit pentru toate drepturile financiare care i se cuveneau.

Nota de lichidare ajuta angajatorul actual sa evite posibile conflicte legate de statutul angajatului la fostul loc de munca si ofera siguranta ca angajatul a finalizat toate obligatiile contractuale anterioare.

Recomandari profesionale

Recomandarile profesionale sunt declaratii din partea angajatorilor anteriori, colegilor sau superiorilor care atesta calitatile profesionale, performantele si comportamentul angajatului la locul de munca anterior. 

Recomandari se pot acorda si prin telefon si sunt importante deoarece contribuie la o evaluare mai completa si mai obiectiva a unei persoane inainte de angajare. 

Daca persoana se incadreaza in munca pentru prima data, recomandarea se va putea elibera de catre unitatea de invatamant absolvita.
 

Ce acte se semneaza in ziua angajarii 

Cel mai important document care se semneaza in ziua angajarii este contractul individual de munca. In plus fata de acest act, se mai pot semna si:
 

• Diverse acte aditionale (de exemplu pentru clauza de neconcurenta si de confidentialitate, clauza de mobilitate sau act aditional pentru decontarea transportului)
• Fisa de post;
• Acordul cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal;
• Declaratie cu privire la luarea la cunostinta a Regulamentului intern al angajatorului;
• Declaratia pe propria raspundere privind persoanele aflate in intretinere si copii pentru acordarea unei deduceri personale;

Documente suplimentare necesare la angajare 

In functie de cazul specific al persoanei care se angajeaza, mai pot exista si alte acte suplimentare necesare la angajare. Ne referim aici la angajarea unui somer, a unei persoane cu handicap sau a unui minor, dar si incadrarea in munca pe anumite functii. Vom detalia mai jos pentru fiecare situatie in parte.

Acte necesare angajare somer

Angajarea din somaj presupune respectarea unei proceduri clare si prezentarea unor documente atat din partea angajatorului, cat si din partea persoanei aflate in somaj. Iata care sunt acestea:

In plus fata de documentele obisnuite necesare la angajare (CI, CV, diplome de studii, cazier judiciar, etc), angajatorul va intocmi si semna contractul de munca cu noul angajat, specificand tipul de contract (pe durata determinata sau nedeterminata), conditiile de munca, salariul si programul de lucru. De asemenea, va declara angajarea in REVISAL si va transmite datele catre ITM .

Angajatul va prezenta la AJOFM  oferta locului de munca vacant, completata de angajator si instiintarea de angajare. In baza acestor documete, AJOFM va elibera decizia de incetare a somajului si dispozitia de repartizare.

Acte necesare angajare persoane cu handicap 

In cazul persoanelor cu dizabilitati, in plus fata de actele obisnuite necesare la angajare, se vor mai solicita si:
 

• cerere de evaluare in vederea incadrarii in grad de handicap
• document cu situatia medicala prezenta, intocmit de medicul specialist 
• scrisoare medicala- un formular tip completat de medicul de familie
• investigatii paraclinice solicitate de Serviciul de evaluare complexa
• ancheta sociala efectuata de Directia de Asistenta Sociala a judetului unde locuieste persoana cu dizabilitati care urmeaz a fi angajata

Acte necesare angajare minor 16 ani 

Persoana fizica dobandeste capacitate de munca la implinirea varstei de 16 ani, astfel nu este nevoie de acordul parintilor pentru ca minorul sa se angajeze. Prin urmare, actele necesare la angajare sunt cele solicitate in mod obisnuit. 

Conform Codului Muncii, incadrarea in munca a persoanelor sub varsta de 15 ani este interzisa. Totusi, se poate incheia un contract de munca in calitate de salariat si la implinirea varstei de 15 ani, cu acordul parintilor sau al reprezentantilor legali, pentru activitati potrivite cu dezvoltarea fizica, aptitudinile si cunostintele sale. 

Retragerea acordului parintilor sau al reprezentantilor legali in cazul minorilor de 15 ani, pana la implinirea varstei de 16 ani, are ca urmare incetarea de drept a contractului de munca. 

Acte necesare angajare in functie de tipul job-ului 

Pentru anumite job-uri, se vor solicita si alte documente. De exemplu, actele necesare pentru angajarea unui sofer de tir vor include permisul de conducere si avizul psihologic emis conform evaluarii medicale. De asemenea, pentru angajatii din invatamant sunt necesare documentele care sa ateste nivelul de pregatire educationala (faculatate, modul psihopedagogic), iar pentru angajarea asistentilor medicali sunt necesare, pe langa actele obisnuite si evaluarea psihologica si asigurarea de malpraxis. 

Pasii pentru efectuarea unei angajari. Ce trebuie sa stie angajatorii

Procesul de angajare este extrem de important, iar angajatorii trebuie sa respecte anumite dispozitii legale pentru a fi in conformitate si pentru a evita sanctiunile.

Iata care sunt pasii efectivi pentru efectuarea unei angajari:
 

• Comunicarea agentiei pentru ocuparea fortei de munca a ofertei de locuri de munca vacante
• Solicitarea documentelor necesare la angajare
• Medicina muncii
• Semnarea contractului de munca, a fisei postului si a Regulamentului intern
• Declararea angajarii in REVISAL 

Publicarea ofertei de locuri de munca vacante

Conform prevederilor Legii nr. 76/2002 privind sistemul asigurarilor pentru somaj si stimularea ocuparii fortei de munca, angajatorii au obligatia de a comunica agentiilor judetene pentru ocuparea fortei de munca (AJOFM) toate locurile de munca vacante, in termen de 5 zile lucratoare de la vacantarea acestora.

Solicitarea documentelor necesare la angajare

Dupa incheierea procesului de intervievare si selectarea candidatului final, angajatorul va solicita actele necesare la angajare pe care le-am detaliat mai sus. 

Medicina muncii

Conform prevederilor Codului Muncii, orice persoana nou angajata trebuie sa aiba obligatoriu un certificat medical, care constata faptul ca este apt pentru prestarea acelei munci. In lipsa acestui certificat medical, contractul individual de munca devine nul.

Semnarea contractului de munca si a fisei postului

Pregatirea si semnarea contractului de munca este unul dintre cei mai importanti pasi in procesul de angajare. Acest document trebuie sa includa toate detaliile legale, si anume: salariul, programul de lucru, durata contractului, drepturile si obligatiile angajatului si anagajatorului, etc.

Impreuna cu semnarea contractului de munca, se va semna si Fisa Postului si Regulamentul Intern si orice alte acte aditionale necesare in functie de situatie.