Statul de plata/de salarii: importanta, cine intocmeste statele de plata si ce trebuie sa contina

Statul de plata sau statul de salarii este un document esential in gestionarea resurselor umane si a obligatiilor fiscale ale unei companii. In statul de plata sunt evidentiate salariile angajatilor si contributiile aferente, conform legislatiei in vigoare. In acest articol, vom oferi mai multe detalii despre statul de plata, inclusiv cine il intocmeste, ce informatii trebuie sa contina acest documente si care sunt diferentele dintre statul de plata si fluturasul de salariu.

Ce este statul de plata?

Statul de plata este documentul care sta la baza calculului drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate. Statul de plata este un document justificativ de inregistrare in contabilitate si se intocmeste si gestioneaza conform reglementarilor Ordinului nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabil. 

Referire la statul de plata se face si in Codul Muncii, la art.168 - unde se precizeaza faptul ca plata salariului se dovedeste prin semnarea statelor de plata, dar si in Legea Nr. 195/2022 din 4 iulie 2022 - in care este specificata durata de arhivare a statelor de salarii. 

Ce informatii trebuie sa cuprinda statele de salarii 

Statele de salarii trebuie sa contina cel puțin urmatoarele informatii:
 

• denumirea unitatii, sectiei, departamentului, serviciului etc.;
• denumirea formularului, luna si anul pentru care a fost intocmit;
• numele si prenumele salariatului; 
• venitul brut;
• contributia individuala de asigurari sociale;
• contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj;
• contributia pentru asigurari sociale de sanatate; 
• cheltuieli profesionale; 
• venitul net; 
• deducere personala de baza;
• deduceri suplimentare; 
• venitul baza de calcul; 
• impozitul calculat si retinut; 
• salariul net;
• semnaturile sefului unitatiii, sefului compartimentului financiar-contabil si al persoanei care il intocmeste.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.

Cand si cum se intocmesc statele de plata 

Statul de plata se intocmeste in doua exemplare, in fiecare luna, pentru fiecare departament sau sectie in parte, pe baza mai multor documente justificative. 

Legislatia nu prevede un departament anume care are obligatia de a intocmi statul de plata. Angajatorul este cel care stabileste prin regulamentele si procedurile sale interne cine are aceasta sarcina.

In functie de marimea companiei, obligatia de intocmire a statului de plata ii revine unei persoane sau unui intreg compartiment. In general, departamentul de resurse umane este responsabil cu intocmirea statelor de plata pe baza pontajelor primite de la managerii de departament si a concediilor. Specialistul in salarizare sau contabilul calculeaza impozitele si contributiile aferente salariilor, iar departamentul financiar-contabil este responsabil de efectuarea platii efective a salariului. 

Pentru confirmarea exactitatii calculelor, statul de salarii se va semna de persoana care l-a intocmit, apoi va merge spre aprobare la urmatoarele departamente:
 

• persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1);
• casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
• compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul1);
• compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate, dupa caz.

Statele de salarii se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1) si  la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

Pe baza caror documente se intocmeste statul de plata? 

La baza intocmirii statelor de plata se afla mai multe documente, si anume:
 

• documentele de evidenta a timpului lucrat efectiv
• documentele de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord
• documentele privind retinerile legale, 
• listele de avans chenzinal, concedii de odihna, certificate medicale

Statul de plata vs fluturasul de salariu 

De multe ori se face confuzie intre statul de plata si fluturasul de salariu, insa cele doua documente sunt diferite.

Statul de plata este documentul central care include toate informatiile privind calculul si plata salariilor la nivelul intregii companii. In schimb, fluturasul de salariu este un document individual, care detaliaza salariul fiecarui angajat in parte. Fluturasul de salariu este derivat din statul de plata si ofera angajatului detalii despre salariul sau brut, deduceri, contributii si salariul net.

Model stat de plata

Iata un model standard de stat de plata, care poate fi utilizat de companii pentru a calcula si inregistra salariile angajatilor:



Puteti descarca modelul de stat de plata in format PDF de mai jos:

Intrebari frecvente despre statele de salarii 

Va prezentam in continuare cateva dintre cele mai frecvente intrebari cu privire la statele de salarii.

Statul de plata se semneaza?

Da, statul de plata se semneaza de persoana din departamentul de resurse umane care l-a intocmit, de managerul unitatiii si de seful compartimentului financiar-contabil. 

Statul de plata este obligatoriu?

Da, intocmirea statului de plata este obligatorie pentru toate companiile, conform legislatiei in vigoare. Acesta asigura transparenta si corectitudinea in calculul si plata salariilor si contributiilor sociale. 

Pe ce perioada se arhiveaza statul de plata? 

Prin Legea nr. 195/2022 din 4 iulie 2022 s-a modificat termenul de pastrare a statelor de salarii care era stabilit anterior la 50 de ani. Astfel, incepand cu 01 ianuarie 2023, statele de salarii se vor pastra timp de 5 ani.

Textul de lege specifica:
“Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Nationala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani."
   

Spete utile privind statele de salarii

Pentru o intelegere mai buna a gestionarii statelor de salarii, va prezentam mai jos doua spete utile.

Compartimentul caruia ii revine obligatia de intocmire a statului de salarii

INTREBARE:
In cadrul societatii noastre functioneaza doua compartimente, respectiv: resurse umane si financiar-contabilitate.

Va rog sa imi comunicati carui compartiment, dintre cele doua ar trebui sa ii revina responsabilitatea cu privire la intocmirea statului de plata (calculul salariilor) potrivit legislatiei in vigoare?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 09 Apr 2024

Nu exista nicio prevedere legala care sa stabileasca ce compartiment din cadrul angajatorului itrebuie sa intocmeasca statului de salarii.  

Obligatia de intocmire a statului de salarii revine angajatorului, iar angajatorul stabileste intern carui compartiment/salariat ii incredinteaza aceasta sarcina.

In acest sens art. 40 din Codul muncii prevede:
Art. 40
(1)Angajatorul are, in principal, urmatoarele drepturi:
a)sa stabileasca organizarea si functionarea unitatii;
b)sa stabileasca atributiile corespunzatoare fiecarui salariat, in conditiile legii;

Abonamente de servicii medicale neimpozabile. Statul de salarii. Declaratia 112

INTREBARE:

O firma plateste pentru angajatii firmei abonamente de servicii medicale in valoare de 66 lei/angajat pe luna, respectiv 792 lei pe an/angajat. Ca atare se incadreaza in plafonul de 400 euro anual neimpozabil. Momentan nu mai ofera alte venituri enuntate la literele de la alin. 4 1, plafonul de 33% din salariu de baza/luna.

Acest serviciu medical neimpozabil trebuie sa apara pe statul de plata lunar? Daca nu trebuie sa apara, trebuie evidentiata separat situatia serviciilor medicale acordate fiecarui angajat ca sa se coreleze cu raportarea in D112 la rubrica de cod 8.4.7?

SOLUTIE FISCAL – CONTABILA aplicabila conform legislatiei in vigoare la data de 20 Apr 2023

Reglementarile legale privind statul de salarii nu s-au modificat astfel incat nu a aparut o obligatie noua de include in statul de salarii veniturile neimpozabile suportate de angajator.

Insa angajatorul poate, daca doreste,  sa includa aceste venituri in statul de salarii nefiind interzis de vreo reglementare legala, dar nu este obligat.

Astfel, veniturile neimpozabile suportate de angajator se pot regasi in stat intr-o coloana distincta dupa restul de plata.

In schimb, in declaratia 112 exista obligatia inregistrarii abonamentelor de servicii medicale neimpozabile la randurile 8, 8.4 si 8.4.7. conform Ordinului 165/2023 asa incat angajatorul trebuie sa detine evidenta acestora pe fiecare salariat.