Condica de prezenta este un document care ajuta la gestionarea activitatii unei organizatii, avand rolul de a inregistra zilnic prezenta angajatilor la locul de munca. Condica de prezenta asigura o evidenta clara a timpului de munca al personalului, faciliteaza o mai buna organizare interna si contribuie la managementul resurselor umane si al eficientei operationale. Vom discuta in acest articol daca este obligatorie condica de prezenta conform legii, ce informatii trebuie sa contina, unde se tine si daca trebuie sa fie semnata de angajati.
Ce este condica de prezenta
Condica de prezenta este un document utilizat de angajatori pentru a inregistra zilnic prezenta si absentele angajatilor la locul de munca. Aceasta are rolul de a monitoriza orele de intrare si iesire ale angajatilor, precum si de a evidentia zilele lucrate, concediile sau alte absente justificate sau nejustificate.
Inregistrarile din condica de prezenta pot fi utilizate ca dovada in eventuale controale sau litigii privind timpul de lucru si remuneratia.
Ce informatii trebuie sa contina condica de prezenta
In conformitate cu prevederile art. 119 din Codul Muncii, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru. In cazul unui control ITM, angajatorul trebuie sa puna la dispozitia inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Prin urmare, datele esentiale pe care trebuie sa le contina condica de prezenta pentru a fi in conformitate cu legislatia sunt:
- Numele angajatului
- Data pentru care se tine prezenta
- Ora de incepere si ora de sfarsit a programului de munca
- Pauza de masa
- Nr. de ore lucrate
Codul Muncii nu specifica modul in care aceasta evidenta a orelor de lucru trebuie tinuta, astfel angajatorul poate decide daca va tine o condica de prezenta sau un
pontaj, in format fizic sau electronic, individual sau colectiv.
Evidenta orelor de munca prestate zilnic de angajati trebuie tinuta pentru toti salariatii, inclusiv salariatii mobili, salariatii care desfasoara munca la domiciliu si salariatii cu un program mai neobisnuit (de exemplu soferi).
Model condica de prezenta
Condica de prezenta se poate tine fie in format fizic, fie in format electronic (fisier excel sau alta forma). Va prezentam mai jos un model PDF de condica de prezenta.
Intrebari frecvente despre condica de prezenta
Descoperiti mai jos raspunsuri la unele dintre cele mai des intalnite intrebari referitoare la condica de prezenta.
De cand e obligatorie condica de prezenta?
Condica de prezenta este obligatorie in Romania incepand din anul 2017, odata cu intrarea in vigoare a modificarilor aduse Codului Muncii prin Ordonanta de Urgenta nr. 53/2017. Aceasta a introdus obligativitatea angajatorilor de a tine o evidenta stricta a orelor de munca prestate de fiecare salariat, inclusiv ora de incepere si ora de terminare a programului de lucru. (art. 119 din Codul Muncii). Masura a fost introdusa pentru a preveni munca nedeclarata si pentru a proteja drepturile angajatilor privind timpul de munca si de odihna.
Unde se tine condica de prezenta?
Condica de prezenta se tine la locul de munca, fie in format fizic, fie in format electronic, asa cum decide angajatorul. Condica de prezenta trebuie sa fie disponibila pentru verificarea de catre inspectorii de munca la sediul firmei sau la punctele de lucru.
Condica de prezenta trebuie sa contina semnatura angajatului in mod obligatoriu?
Nu exista nicio prevedere legala care sa specifice obligatia salariatilor de a semna condica de prezenta sau evidenta timpului de lucru. In general, angajatorul este cel care decide daca este nevoie sau nu de semnatura salariatilor pe condica de prezenta.
Cat timp se arhiveaza condica de prezenta?
Legislatia in vigoare nu mentioneaza perioada pentru care se pastreaza condica de prezenta. Cu toate acestea, avand in vedere faptul ca pe baza condicii se realizeaza
statele de salarii, iar perioada de arhivare a statelor de salarii este de 5 ani,(incepand cu 01 ianuarie 2023), putem trage concluzia ca termenul de pastrare a condicii de prezenta este de 5 ani.
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Intrebare: In situatia in care exista un asociat si 2 administratori, pot presta servicii ambii administratori (unul este si asociatul unic) ce tin de obiectul de activitate al societatii (transport alternativ-Bolt) fara sa detina CIM sau contract de administrare?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Avem angajati care aduc concediu medical eliberat de diferiti medici, care se suprapun. Modul de calcul al acestor concedii medicale se platesc conform legislatiei in vigoare, adica primul concediu medical se plateste pana la data inceperii urmatorului. Intrebarea este: in declaratia 112, aceste concedii medicale trebuie sa apara ca si durata conform platii sau conform duratei care apare pe formularul de concediu medical eliberat de catre medic? Care este legislatia unde se precizeaza acest...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Am angajat o persoana cu contract de munca cu 8 ore, pe perioada nedeterminata, dar a venit doar o zi, nu a muncit doar i s-a prezentat ce are de facut apoi dupa masa a sunat ca nu mai vine ca a acceptat o alta oferta. In acest caz cum trebuie sa desfacem contractul angajatului? Pe perioada de proba? Suntem obligati sa-i platim persoanei ziua in care a fost la servici dar nu a lucrat?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Avem o angajata cu contract pe perioada determinata, perioada 16.05.2022-31.10.2024. Dorim sa-i prelungim de la 1 Nov 2024, insa vrem sa facem pe perioada suspendarii titularului de post, care inseamna pana la data de 19.08.2026, data implinirii varstei de 2 ani a copilului titularului de post. Daca luam tot intervalul, adica 16.05.2022-19.08.2026, depasim cei 3 ani de perioada maxima de determinata, conform Codului muncii. Cum ne sfatuiti sa procedam?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Revin cu urmatoarele intrebari: Aceasta masura poate afecta doar o parte din salariati? Putem stabili saptamanal lista cu salariatii care ar urma sa fie suspendati? Deoarece exista posibiliatea ca in unele saptamani sa fie nevoie ca o parte sau alta a salariatilor sa lucreze si vinerea. Daca intr-o saptamana sunt doar 4 zile lucratoare, o zi fiind sarbatoare legala (de luni pana joi), putem face suspendare pt ziua de vineri? S-ar lucra in acest caz 3 zile in saptamana respectiva. Decizia se...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<