Condica de prezenta este un document care ajuta la gestionarea activitatii unei organizatii, avand rolul de a inregistra zilnic prezenta angajatilor la locul de munca. Condica de prezenta asigura o evidenta clara a timpului de munca al personalului, faciliteaza o mai buna organizare interna si contribuie la managementul resurselor umane si al eficientei operationale. Vom discuta in acest articol daca este obligatorie condica de prezenta conform legii, ce informatii trebuie sa contina, unde se tine si daca trebuie sa fie semnata de angajati.
Ce este condica de prezenta
Condica de prezenta este un document utilizat de angajatori pentru a inregistra zilnic prezenta si absentele angajatilor la locul de munca. Aceasta are rolul de a monitoriza orele de intrare si iesire ale angajatilor, precum si de a evidentia zilele lucrate, concediile sau alte absente justificate sau nejustificate.
Inregistrarile din condica de prezenta pot fi utilizate ca dovada in eventuale controale sau litigii privind timpul de lucru si remuneratia.
Ce informatii trebuie sa contina condica de prezenta
In conformitate cu prevederile art. 119 din Codul Muncii, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru. In cazul unui control ITM, angajatorul trebuie sa puna la dispozitia inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Prin urmare, datele esentiale pe care trebuie sa le contina condica de prezenta pentru a fi in conformitate cu legislatia sunt:
- Numele angajatului
- Data pentru care se tine prezenta
- Ora de incepere si ora de sfarsit a programului de munca
- Pauza de masa
- Nr. de ore lucrate
Codul Muncii nu specifica modul in care aceasta evidenta a orelor de lucru trebuie tinuta, astfel angajatorul poate decide daca va tine o condica de prezenta sau un
pontaj, in format fizic sau electronic, individual sau colectiv.
Evidenta orelor de munca prestate zilnic de angajati trebuie tinuta pentru toti salariatii, inclusiv salariatii mobili, salariatii care desfasoara munca la domiciliu si salariatii cu un program mai neobisnuit (de exemplu soferi).
Model condica de prezenta
Condica de prezenta se poate tine fie in format fizic, fie in format electronic (fisier excel sau alta forma). Va prezentam mai jos un model PDF de condica de prezenta.
Intrebari frecvente despre condica de prezenta
Descoperiti mai jos raspunsuri la unele dintre cele mai des intalnite intrebari referitoare la condica de prezenta.
De cand e obligatorie condica de prezenta?
Condica de prezenta este obligatorie in Romania incepand din anul 2017, odata cu intrarea in vigoare a modificarilor aduse Codului Muncii prin Ordonanta de Urgenta nr. 53/2017. Aceasta a introdus obligativitatea angajatorilor de a tine o evidenta stricta a orelor de munca prestate de fiecare salariat, inclusiv ora de incepere si ora de terminare a programului de lucru. (art. 119 din Codul Muncii). Masura a fost introdusa pentru a preveni munca nedeclarata si pentru a proteja drepturile angajatilor privind timpul de munca si de odihna.
Unde se tine condica de prezenta?
Condica de prezenta se tine la locul de munca, fie in format fizic, fie in format electronic, asa cum decide angajatorul. Condica de prezenta trebuie sa fie disponibila pentru verificarea de catre inspectorii de munca la sediul firmei sau la punctele de lucru.
Condica de prezenta trebuie sa contina semnatura angajatului in mod obligatoriu?
Nu exista nicio prevedere legala care sa specifice obligatia salariatilor de a semna condica de prezenta sau evidenta timpului de lucru. In general, angajatorul este cel care decide daca este nevoie sau nu de semnatura salariatilor pe condica de prezenta.
Cat timp se arhiveaza condica de prezenta?
Legislatia in vigoare nu mentioneaza perioada pentru care se pastreaza condica de prezenta. Cu toate acestea, avand in vedere faptul ca pe baza condicii se realizeaza
statele de salarii, iar perioada de arhivare a statelor de salarii este de 5 ani,(incepand cu 01 ianuarie 2023), putem trage concluzia ca termenul de pastrare a condicii de prezenta este de 5 ani.
Sfaturi de la Experti - Intrebari si Raspunsuri
Intrebare: Salariat la Asociatia de proprietari cu contract individual de munca part time de 4 ore/zi, cu suma bruta 2100 lei si are alt contract de mandat la alta asociatie de proprietari cu suma bruta de 2000 lei. Pentru calcularea contributiilor se poate cumula sumele de la cele 2 contracte sau este obligatoriu doar la cele CIM fara sa fie luat in calcul cel de mandat?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Angajatii minori pot presta munca in week-end? (bineinteles cu respectarea repausului de 2 zile consecutive si spor de week-end acordat) exista vreo restrictie?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: In cazul in care avem un salariat care este pe conventie de somaj si din cauza intreruperii activitatii pe perioada sezonului rece trebuie sa il dam in fara plata, ce se intampla cu conventia: este sistata, curge pana la termenul prevazut initial sau societatea trebuie sa rambursese banii primiti pentru angajat? De asemenea daca salariatul aflat pe conventie de somaj intra in comisia de disciplina si i se desface contractul de munca ca urmarea a acestei comisii, societatea mai este nevoita sa...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Avem urmatoarea situatie la preluarea raportului/salariat din REVISAL. In cazul unui angajat care are ultima zi lucrata vineri, 13.12.2024 si data incetarii CIM sambata 14.12.2024, in Revisal apare contractul incetat dar nu apare nimic la DATA INCETARII. Aceeasi este situatia unui angajat care a avut ultima zi lucrata miercuri 04.12.2024 si incetarea CIM cu 05.12.2024. Mentionez ca datele cuprinse in xml-ul incarcat in REVISAL sunt complete. De ce apare acesta situatie si nu reusim sa vedem DATA...
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Avem situatia unui salariat cu doua contracte de munca la doi angajatori diferiti, A si B. Ambele contracte inceteaza in acelasi timp, la data de 31.10.2024, iar la angajatorul B i se deschide un nou contract de munca incepand cu 01.11.2024. In luna a 11-a salariatul are concediu medical cod 01. Care este baza de calcul a acestuia?
vezi AICI raspunsul specialistilor << Intrebare: Avem un salariat angajat cu data de 03.06.2024 care prezinta un concediu medical cod indemnizatie 06 si in continuarea un concediu medical cod indemnizatie 01 pentru perioada 17.11-29.11.2024. Aferent perioadei lucrate nu indeplineste stagiul minim de cotizare pentru a pune in plata concediul medical cu codul de indemnizatie 01. Salariatul prezinta o Adeverinta - stagiu de cotizare de la un alt angajator, avand contract de munca si in perioada 06.06.2023 - 31.10.2024, conform adeverintei reiese...
vezi AICI raspunsul specialistilor <<