Ce acte se trec in registul de intrari iesiri pentru departamentul de resurse umane

---

---

Ce este registrul de intrari-iesiri | Registrul de intrari-iesiri este obligatoriu? Pentru cine? | Ce acte se trec in registru? | Reglementari cheie 

Gestionarea eficienta a documentelor este esentiala pentru orice institutie sau companie, iar registrul de intrari-iesiri are un rol central in acest proces. In special in cadrul departamentului de resurse umane, unde se opereaza frecvent cu documente oficiale, contracte, cereri si decizii, un astfel de registru contribuie la trasabilitatea informatiei, la respectarea obligatiilor legale si la o buna organizare interna. 

In acest articol detaliem ce este acest registru, cine este obligat sa il tina, ce tipuri de documente se inregistreaza si ce reglementari trebuie respectate.

Ce este registrul de intrari-iesiri

Registrul de intrari-iesiri este un instrument administrativ folosit pentru a tine evidenta tuturor documentelor care intra si ies dintr-o institutie sau compartiment. Scopul principal este de a urmari parcursul documentelor, de la momentul primirii sau emiterii pana la solutionarea lor. 

Registrul poate fi fizic (pe hartie) sau electronic si contine informatii precum numarul de inregistrare, data, expeditorul sau destinatarul, tipul documentului, rezumatul continutului si alte date relevante pentru identificarea si arhivarea acestuia.

Registrul de intrari-iesiri este obligatoriu? Pentru cine

Obligativitatea infiintarii unui registru de intrari-iesiri este reglementata de Legea nr. 16/1996 privind Arhivele Nationale (republicata), precum si de Instructiunile privind activitatea de arhiva aprobate prin Ordinul Arhivelor Nationale nr. 217/1996.

Potrivit art 8 si 9 din Legea 16/1996:

1. Toti creatorii si detinatorii de documente (institutii publice, autoritati, organizatii, societati comerciale) sunt obligati sa inregistreze toate documentele intrate, iesite sau intocmite pentru uz intern.

2. In functie de volumul de documente, entitatile pot opta pentru un singur registru general sau pentru mai multe registre, inclusiv la nivel de compartiment, cum ar fi resursele umane.

Desi nu exista o obligatie expresa de a avea un registru dedicat exclusiv departamentului de resurse umane, angajatorul poate decide instituirea acestuia pentru o gestionare mai riguroasa a documentelor sensibile din sfera personalului.

Ce acte se trec in registrul de intrari-iesiri

In registrul de intrari-iesiri al departamentului de resurse umane se pot inregistra, de exemplu:
 

• Contracte individuale de munca (la semnare si incetare);
• Acte aditionale la contracte (modificari de functie, salariu, program etc.);
• Cereri ale salariatilor (de concediu, de incetare a contractului, de schimbare a programului);
• Decizii emise de angajator (de sanctionare, de promovare, de incetare CIM, de delegare etc.);
• Adeverinte eliberate la solicitarea salariatului;
• Comunicari oficiale cu institutii precum ITM, ANAF, Casa de Pensii etc.;
• Documente interne relevante pentru activitatea de HR (procese-verbale, note, convocari etc.);
• Documente sosite din exterior (somatii, solicitari, instiintari referitoare la salariati).

Este important ca fiecare document inregistrat sa fie numerotat cronologic, in ordinea primirii.
 

Reglementari cheie despre inregistrarea documentelor de intrare-iesire

Potrivit prevederilor instructiunilor emise de Arhivele Nationale, principalele prevederi cu privire la inregistrarea documentelor in Registrul de intrare-iesire sunt:

1. Inregistrarea documentelor trebuie facuta in ordine cronologica, fara repetarea numerelor. Inregistrarea documentelor incepe de la 1 ianuarie si se incheie la 31 decembrie ale fiecarui an.

2. Informatiile minime care trebuie inscrise in registru sunt:
 

• Numar de inregistrare si data;
• Numar si data document din partea emitentului;
• Emitentul si/sau destinatarul;
• Numar file, anexe;
• Rezumatul continutului;
• Compartimentul repartizat (daca este cazul);
• Data expedierii;
• Modul de rezolvare;
• Numar de inregistrare al documentului conexat (daca e cazul);
• Indicativ dosar (conform nomenclatorului arhivistic).

3. Documentele care se refera la aceeasi problema se conexeaza la primul document inregistrat. In dreptul fiecarui document conexat se trece, in rubrica corespunzatoare, numarul de inregistrare al documentului la care se face conexarea.

4. Documentele expediate din oficiu si cele intocmite pentru uz intern se inregistreaza ca si documentele intrate, completandu-se coloanele adecvate. In cazul documentelor expediate ca raspuns, acestea vor primi numarul de inregistrare al documentului la care se raspunde. 

Sursa foto: Pexels.com