Transportul salariatilor la si de la locul de munca. TOT ce trebuie sa stii despre decontarea transportului

---

---

Decontare transport angajati care se deplaseaza cu mijlocul de transport | Decontare transport angajati care se deplaseaza cu masina proprie | Decontare transport angajati care se deplaseaza cu masina companiei | Cum stabilesti suma de bani care ii revine fiecarul salariat  pentru transport 
  
Transportul salariatilor la si de la locul de munca reprezinta un beneficiu important pentru angajati si in acelasi timp, o facilitate fiscala avantajoasa pentru angajatori atunci cand este implementata corect. Modul de decontare trebuie reglementat clar in contractul individual de munca sau in regulamentul intern (abonamente cu transportul public, cu autoturismul propriu, cu masina unitatii etc.) si trebuie indeplinite anumite conditii pentru ca aceste sume sa fie scutite de impozit si contributii sociale. 

In acest articol vom analiza toate aspectele legale si practice legate de decontarea transportului salariatilor, precum si modalitatile corecte de justificare si calcul al sumelor acordate. 

Decontare transport angajati care se deplaseaza cu mijlocul de transport

Legislatia din Romania permite angajatorilor sa deconteze contravaloarea abonamentelor sau biletelor pentru mijloacele de transport in comun folosite de angajati pentru a ajunge la locul de munca si pentru retur.

Conform art. 76 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, contravaloarea transportului astfel acordata reprezinta venit neimpozabil si nu se include in baza de calcul a CAS si CASS (art. 142 lit. b) si art 157 alin (2) din Codul Fiscal) cu CONDITIA expresa de a mentiona aceasta facilitate in contractul de munca sau in regulamentul intern al firmei. 

De asemenea, angajatorul trebuie sa pastreze documentele justificative (in acest caz - abonamentele sau biletele achizitionate de angajati), pentru a demonstra ca suma reprezinta efectiv transportul la si de la locul de munca.

DE STIUT!
In contractul individual de munca, clauza privind decontarea transportului salariatului la si de la locul de munca se va specifica la lit. J) Alte clauze.  

Decontare transport angajati care se deplaseaza cu masina proprie 

Pentru angajatii care folosesc autoturismul personal, societatea poate deconta cheltuielile cu combustibilul, in aceleasi conditii prezentate mai sus, si anume, prin specificarea in CIM sau Regulamentul intern a modului de acordare facilitate. 

In plus, salariatul trebuie sa justifice cheltuielile de transport prin intocmirea foii de parcurs sau a unui decont lunar din care sa rezulte numarul de km parcursi de acasa la locul de munca precum si numarul de zile in care s-a deplasat la locul de munca. 

In baza acestor documente se poate stabili suma ce se va deconta pentru transport .

IMPORTANT DE STIUT!
Pentru salariatii care se deplaseaza la locul de munca cu masina personala, societatea trebuie sa intocmeasca un contract de comodat. 
 
In ceea ce priveste cheltuielile cu combustibilul, conform art. 298 din Codul Fiscal, acestea sunt deductibile astfel:
 
1. Deductibilitate 100% . Acest lucru este posibil doar daca vehiculul este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice, iar transportul este justificat prin documente corespunzatoare (ex: foaie de parcurs, contract de comodat, decizie interna). 

Pentru a justifica dificultatile in utilizarea mijloacelor de transport in comun, este necesar sa se prezinte dovezi cum ar fi:

• Lipsa mijloacelor de transport in comun in zona respectiva.
• Decalajul orar al mijloacelor de transport in comun fata de programul de lucru.
• Orarul neregulat al transportului in comun care nu corespunde cu programul de lucru.

Aceste dovezi pot fi incluse in dosarul justificativ pentru a sustine utilizarea vehiculelor in scopul activitatii economice si a asigura deducerea corecta a cheltuielilor de transport. Daca aceste conditii nu sunt indeplinite, societatea poate deduce doar 50% din cheltuielile cu combustibilul.

2.  Deductibilitate 50%. Aceasta se aplica daca vehiculul este utilizat atat in scop economic, cat si pentru uz personal (inclusiv transport salariati fara un regim clar stabilit).
 
DE STIUT!
Persoana impozabila care aplica deducerea limitata de 50% nu trebuie sa faca dovada utilizarii vehiculului in scopul activitatii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs. 

Potrivit art 142 lit b) si art 157 alin (2) din Codul fiscal, valoarea transportului la si de la locul de munca al salariatului cu masina personala nu se cuprinde in baza lunara de calcul al CAS si CASS. 

Decontare transport angajati care se deplaseaza cu masina companiei

Cheltuielile cu transportul cu masina companiei se vor deduce 50% sau 100% in functie de situatia prezentata mai sus si daca exista foi de parcurs (conform art. 298 din Codul fiscal)

Daca autoturismul este al societatii bonurile de combustibil trebuie sa fie emise cu CUI-ul societatii.

In cazul salariatilor carora angajatorul le asigura transportul cu masina unitatii, cheltuielile cu transportul se vor imparti la numarul salariatilor care beneficiaza de asigurarea transportului de catre angajator. 

Cum stabilesti suma de bani care ii revine fiecarui salariat pentru transport 

Legislatia fiscala nu prevede o suma fixa minima sau maxima care sa-i revina unui salariat pentru transport, ci trebuie decontata valoarea transportului in functie de modalitatea de transport.  

Este important ca suma de bani care ii revine fiecarul salariat sa fie stabilita in documentele oficiale ale firmei.

Aceasta suma poate fi:

1. O valoare fixa. In acest caz, suma respectiva reprezinta venit salariat impozabil si taxabil cu contributii sociale.

2. O suma calculata in functie de numarul de km dus/intors si consumul normal de combustibil pentru autoturismul respectiv care se stabileste prin Regulamentul intern (se stabileste un consum normat de 7,5 l/100 km) conform art. 7 alin 1 din Hotararea Guvernului nr. 714/2018. 

Forma de calcul pentru aceasta suma este:

Suma maxima pe luna care se aloca in functie de zilele venite la birou = suma luna/ zile lucratoare din luna * zile lucratoare venite la birou.

ATENTIE! Ca document justificativ, fiecare angajat trebuie sa justifice prin propriul bon de benzina/abonament mijloace de transport.