[PROCEDURA] Acces REGES Online si reglementari cheie pentru angajatori

---

---

Reglementari cheie | Noutatile REGES-ONLINE | Procedura Acces REGES Online  | Intrebari frecvente

Procedura privind accesul in REGES Online a fost aprobata prin ORDINUL nr. 1.107 din 6 mai 2025, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 430 din 9 mai 2025. Creata pentru a permite gestionarea electronica, in timp real, a tuturor datelor privind raporturile de munca, platforma online REGES ofera acces la aceste informatii pentru Inspectia Muncii, angajatori, salariati, precum si pentru alte autoritati competente. 

In acest articol vom prezenta reglementarile cheie cu privire la  REGES Online, noutatile aduse de noua platforma, dar si principalele provocari care pot aparea la accesul si inregistrarea datelor.

Reglementari cheie despre REGES Online 

Prin Hotararea nr. 295 din 27 martie 2025, publicata in MO nr. 279 din 31 martie 2025, s-a adoptat oficial trecerea de la Revisal la noua platforma digitalizata REGES Online. 

Principalele reglementari cheie de care trebuie sa tina cont angajatorii cu privire la REGES Online sunt:
 

• Contractele deja inregistrate in Revisal vor fi preluate automat in noua platforma REGES Online. Cu toate acestea, angajatorii vor trebui sa completeze manual informatiile suplimentare care nu erau prevazute in vechiul registru (de exemplu nivelul de studii, tipul locului de munca etc).
• Sanctiuni pentru neinregistrarea in REGES. Angajatorii sunt obligati sa se inregistreze in noua platforma si sa completeze toate datele referitoare la angajati pana la 30 septembrie 2025, altfel risca amenzi semnificative.

Noutatile aduse de REGES-ONLINE 

Una din principalele noutati aduse de REGES Online este accesul pentru angajati si fosti angajati la propriul istoric profesional. Aceasta noua functionalitate a platformei permite utilizatorilor sa descarce in orice moment extrase oficiale din registru, simplificand astfel procesele de dovedire a vechimii in munca si de obtinere a documentelor necesare (de exemplu, pentru pensie sau alte beneficii).

De asemenea, platforma REGES Online include imbunatatiri substantiale in ceea ce priveste detaliile inregistrate despre angajati, si anume:

1. Pentru persoanele cu dizabilitati se vor consemna acum gradul, tipul si durata handicapului. Aceste informatii sunt critice pentru protejarea drepturilor persoanelor cu nevoi speciale si monitorizarea respectarii legii de catre angajatori. 

2. Sistemul va inregistra si natura locului de munca (fix sau mobil) si va extinde inregistrarea duratei si repartizarii timpului de munca la toti angajatii, nu doar la cei cu norma partiala. 

3. Angajatorii care folosesc prestatori externi pentru gestionarea Registrului nu vor mai notifica separat ITM-ul. Ei vor introduce direct in platforma datele de identificare ale furnizorului de servicii si detaliile contractuale, pastrandu-se termenul de trei zile lucratoare pentru raportarea modificarilor. 

4. Obligatia notificarii suspendarii contractelor pe perioada concediilor medicale. Aceasta informare obligatorie trebuie sa se realizeze in maximum trei zile de la inregistrarea certificatului medical, ceea ce va necesita revizuirea procedurilor interne privind gestionarea acestor documente. 

5. Noi obligatii pentru angajatorii cu salariati detasati. Angajatorii la care s-a dispus detasarea salariatilor vor trebui sa actualizeze prompt datele in situatia in care pe durata detasarii apar modificari. 
 

[PROCEDURA] Acces REGES Online 

Procedura de acces in vederea completarii, transmiterii si interogarii datelor in REGES Online a fost publicata in MO nr. 430 din 9 mai 2025. 

Iata care sunt principalele prevederi:

1. Accesul angajatorilor la aplicatia REGES-ONLINE se face prin aplicatia RoeID, prin utilizarea unui certificat digital calificat sau prin obtinerea aprobarii unei solicitari de activare a contului de la ITM. Activarea contului se face la ghiseu, in baza identificarii vizuale si verificarii cartii de identitate a solicitantului. Important de stiut este faptul ca accesul prin activarea contului se face pana la obtinerea accesului prin RoeID sau certificat digital, dar nu mai mult de 30 de zile.  

2. Inregistrarea se efectueaza de angajator prin reprezentantul legal sau printr-o persoana imputernicita de reprezentantul legal cu procura notariala. Se vor atasa documente doveditoare ale calitatii de reprezentant legal sau imputernicit pentru toti angajatorii care NU sunt inregistrati la ONRC.

3. Unitatile fara personalitate juridica ale angajatorilor - sucursale, agentii, reprezentante, puncte de lucru sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica au obligatia de a infiinta, completa si transmite Registrul, daca sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii:
 

• au primit delegare de competenta pentru incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;
• au primit delegare de competenta pentru completarea si transmiterea datelor in Registru. 

4. Angajatorii care au contractat serviciul de completare si transmitere a datelor in Registru trebuie sa utilizeze functionalitatea "Delegare" din platforma REGES Online pentru a inregistra informatiile complete despre aceasta relatie contractuala. Procesul implica introducerea datelor esentiale de identificare ale prestatorului (CUI/CIF si denumirea oficiala), precum si detaliile temporale ale contractului, incluzand data semnarii, momentul inceperii efective a prestarii serviciilor, perioada totala de valabilitate si data incetarii colaborarii. 

Intrebari frecvente despre REGES Online 

Va prezentam mai jos raspunsurile specialistilor la intrebarile frecvente despre REGES Online. 

Cine are obligatia de a inregistra date in REGES Online?

Au obligatia de a constitui si accesa REGES Online, de a completa si transmite in Registru elementele contractului individual de munca, privind incheierea, modificarea, suspendarea si incetarea acestuia, urmatoarele categorii de angajatori:
 

• persoane fizice sau juridice de drept privat;
• institutii/autoritati publice/alte entitati juridice care angajeaza personal in baza unui contract individual de munca;
• misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state in Romania, respectiv, dupa caz, reprezentantele organizatiilor internationale acreditate in Romania, institutele culturale si reprezentantele comerciale si economice ale altor state in Romania, pentru personalul angajat local, care are cetatenia romana sau pentru strainul cu drept de munca in Romania.  

Cum se face transferul datelor din Revisal in REGES?

Contractele existente in Revisal se vor transfera automat in REGES Online. Totusi, datele suplimentare care nu erau in vechiul Registru, se vor completa de angajator pentru fiecare salariat. Tranzitia completa a datelor trebuie sa se realizeze pana la 30 septembrie 2025.

Cine are dreptul sa completeze si sa transmita date in REGES?

Angajatorii dispun de doua optiuni pentru gestionarea obligatiilor de raportare in Registru: fie desemneaza intern personal specializat, fie externalizeaza aceasta responsabilitate. In primul caz, angajatorul trebuie sa numeasca formal, prin decizie scrisa, unul sau mai multi angajati care vor administra completarea si transmiterea datelor.

Alternativ, companiile pot opta pentru contractarea unor prestatori specializati care sa preia integral aceasta sarcina administrativa. In situatia externalizarii, este esential sa se respecte prevederile Regulamentului General privind Protectia Datelor (GDPR), avand in vedere ca prestatorul devine persoana imputernicita care proceseaza date cu caracter personal in numele angajatorului, acesta din urma pastrandu-si calitatea de operator de date si responsabilitatile aferente. 
      
Sursa foto: Pexels.com