Este legala inregistrarea audio la locul de munca? Ce spun specialistii

---

---

Ce lege reglementeaza supravegherea audio? | Reglementari cheie pentru angajatori | Riscuri legale | Inregistrarile audio ca proba in litigiile de munca

Inregistrarile audio la locul de munca ridica numeroase intrebari legate de legalitate, confidentialitate si drepturile angajatilor si angajatorilor. Prin urmare, inainte de utilizarea monitorizarii audio a angajatilor, este necesara evaluarea impactului cu privire la protectia datelor cu caracter personal. In acest articol, analizam daca este legala inregistrarea audio la locul de munca, prezentand in acest sens recomandarile specialistilor in dreptul muncii si protectia datelor. 

Ce lege reglementeaza supravegherea audio? 

Supravegherea audio la locul de munca se supune prevederilor generale din Codul muncii, Codul civil si, in special, din Regulamentul General privind Protectia Datelor (GDPR) – Regulamentul 679/2016. Aceste reglementari stabilesc ca orice forma de monitorizare a angajatilor trebuie sa fie justificata, proportionala, transparenta si sa respecte dreptul la viata privata. 

Este important de precizat faptul ca reglementarile privind protectia datelor cu caracter personal (Regulamentul GDPR nr. 679/2016) nu interzic monitorizarea angajatilor (care include si supravegherea video-audio). In anumite situatii, monitorizarea poate fi justificata pentru a indeplini cerinte legale sau operationale, insa acest lucru nu justifica automat orice forma de intruziune in viata privata a angajatilor. 
Prin urmare, orice efect negativ asupra angajatilor trebuie sa fie proportional si justificat de beneficiile reale pentru angajator sau alte parti implicate.

Procesul prin care se analizeaza daca monitorizarea este necesara si justificata se numeste „evaluare a impactului asupra protectiei datelor” (DPIA). 

Aceasta presupune raspunsuri clare la intrebari esentiale, precum: 
 

• Este monitorizarea transparenta pentru angajati? 
• Este cu adevarat necesara sau exista alternative mai putin intruzive? 
• Se respecta principiile echitatii in prelucrarea datelor personale? 
• Este monitorizarea proportionala cu scopul urmarit? 

Asadar, conform legii, angajatorul trebuie sa faca o analiza riguroasa a acestor aspecte inainte de a implementa orice fel de monitorizare a angajatilor. 

Reglementari cheie pentru angajatori 

Angajatorii trebuie sa respecte prevederile Regulamentului GDPR cu privire la monitorizarea angajatilor, si anume trebuie sa ia in considerare urmatoarele aspecte esentiale:

Transparenta. Orice tip de monitorizare a salariatilor trebuie comunicata foarte clar din partea angajatorilor. Acestia trebuie sa spuna in ce scop se efectueaza si care sunt circumstantele monitorizarii, precum si posibilitatile angajatilor de a preveni inregistrarea datelor lor personale prin tehnologiile de monitorizare. 

Proportionalitatea si reducerea la minimum a datelor cu caracter personal. Monitorizarea permanenta (daca este necesara) ar trebui sa colecteze cat mai putine date, iar angajatii sa poata dezactiva temporar anumite functii (de exemplu functia de localizare), daca situatia o impune. Solutiile tehnice pot limita accesul angajatorului la date, iar informatiile colectate trebuie pastrate doar cat este necesar si sterse cand nu mai sunt utile. 

Interesul legitim. Utilizarea supravegherii video si audio pentru a monitoriza modul in care personalul isi desfasoara activitatea ar trebui evitata, in afara de cazurile exceptionale in care un organism demonstreaza ca are un interes legitim (imperativ) in realizarea monitorizarii si cu respectarea drepturilor persoanelor angajate, in special a informarii prealabile a acestora. In situatia in care nu este incidenta nicio obligatie legala sau operatorul de date nu poate justifica un interes legitim, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajatilor prin mijloace de supraveghere video-audio nu se poate efectua decat pe baza consimtamantului expres si liber exprimat al acestora.
   

Recomandarile specialistilor cu privire la monitorizarea audio a angajatilor

Specialistii in GDPR sunt de parere ca monitorizarea audio este o intruziune semnificativa in privinta datelor cu caracter personal si din acest motiv necesita un studiu de impact (DPIA), realizat de un consultant extern si avizat de responsabilul cu protectia datelor din cadrul operatorului.

Iata ce trebuie sa ia in considerare angajatorii inainte de a utiliza monitorizarea salariatii prin video sau audio:

1. Atunci cand este posibil, orice monitorizare video sau audio ar trebui sa vizeze zone cu risc deosebit si sa se limiteze la zone in care asteptarile privind viata privata sunt scazute. 

2. Monitorizarea video sau audio continua a anumitor persoane este posibila doar in cazuri rare. 

3. Este necesara comunicarea angajatilor (printr-o notificare clara) cu privire la efectuarea monitorizarii video sau audio, unde si de ce se efectueaza. 

4. Se recomanda plasarea de anunturi adecvate cu privire la monitorizare efectuata pentru ca alti oameni (de exemplu vizitatori si clienti) surprinsi in monitorizare sa fie informati cu privire la existenta monitorizarii si scopul acesteia. 
 

Ce riscuri legale implica inregistrarea audio la locul de munca 

Inregistrarea audio a conversatiilor sau activitatilor de la locul de munca poate constitui o incalcare grava a dreptului la viata privata al angajatilor, iar inregistrarea fara consimtamant poate atrage raspunderea civila si penala. Conform Regulamentului GDPR, prelucrarea datelor cu caracter personal fara temei legal si fara informarea persoanelor vizate poate duce la sanctiuni administrative considerabile pentru angajator.

Insa, daca reglementarile legislative cu privire la protectia datelor sunt mai clare in ceea ce priveste inregistrarile audio din partea angajatorilor, nu exista prevederi specifice despre inregistrarile efectuate de angajati colegilor lor. 

Totusi, specialistii spun ca, daca exista in practica cazuri in care salariatii, din diverse motive, realizeaza inregistrarea audio a colegilor la locul de munca, un astfel de comportament poate fi incadrat in notiunea de hartuire morala si poate atrage dupa sine raspunderea disciplinara, contraventionala sau chiar penala a angajatului respectiv. Insa, pentru o incadrare legislativa corecta, in aceste situatii, trebuie consultat  un avocat specializat in domeniul dreptului penal.

De asemenea, pentru a preveni astfel de comportamente, angajatorul trebuie sa introduca in Regulamentul intern prevederi privind inregistrarile audio/video la locul de munca. Acestea ar trebui interzise sau permise doar in conditii clare – de exemplu, in cadrul sedintelor, cu informarea prealabila a tuturor participantilor – si sa fie insotite de sanctiuni disciplinare adecvate.

De asemenea, salariatii trebuie informati cu privire la comportamentul acceptat la locul de munca, mai ales in contextul aparitiei unor practici care pot ridica riscuri legate de hartuire sau protectia datelor personale. Daca aceste prevederi exista in Regulamentul intern si sunt incalcate de salariati, acestia pot fi sanctionati disciplinar. 

Inregistrarile audio ca proba in litigiile de munca

Potrivit unei decizii a Inaltei Curti de Casatie si Justitie, inregistrarile audio intre salariati sau intre un salariat si un reprezentant al angajatorului  pot fi admise ca probe in litigiile de munca, inclusiv atunci cand au fost realizate fara consimtamantul interlocutorului. Totusi, pentru a fi acceptate, este necesar ca utilizarea acestora sa fie proportionala cu scopul urmarit – respectiv exercitarea dreptului la proba – si sa nu aduca atingere nejustificata dreptului la viata privata. 

Sursa foto: Pixabay.com